Responsable Administratif et Financier – Lianes Coopération

Date : À pourvoir à partir du 01 janvier 2024 | Date limite de candidature : 31 octobre 2023Clôturée
Lieu : Lille ou Amiens
Proposé par : Lianes Coopération
Type de contrat : cdi
Catégorie(s) : Emploi
Thématique(s) : observatoire

Présentation de la structure

Lianes coopération le réseau régional multi-acteurs (RRMA) de la coopération et de la citoyenneté internationale des Hauts-de-France regroupant une soixantaine de structures adhérentes et fédérant quelques centaines de porteurs de projets. Lianes coopération fait partie des RRMA reconnus par le ministère de l’Europe et des Affaires Etrangères.

L'action de Lianes coopération est notamment soutenue par le MEAE, la Région Hauts-de-France, l’AFD, la CIRRMA, la Ville de Lille, la CUD, la DRAJES, la DDCS, le CRID …

Nos missions sont centrées sur l’internationalisation du territoire des Hauts de France en vue de l’atteinte des Objectifs de Développement Durable (ODD). Elles se concrétisent par l'accompagnement de porteurs de projet en Europe ou à l’international d'une part et des actions en Hauts de France d'autre part (projets de mobilité des jeunes, de sensibilisation des publics, d’engagement citoyen, de dynamique territoriale …).

Le réseau étant multi acteurs, ses activités s’adressent à tout type de structure (associations, collectivités, hôpitaux, entreprises, établissements d'enseignement…) et à tou.te.s les citoyen.ne.s des Hauts-de-France.

Les missions se déclinent en quatre axes :

Observatoire des acteurs et des projets ;
Information et veille ;
Accompagnement des porteurs de projets ;
Animation de réseau pour favoriser la mutualisation et les partenariats entre acteurs.

L’équipe salariée est composée d’un directeur, une secrétaire comptable et 8 animateurs et animatrices de réseau répartis sur un siège et 2 antennes (Lille, Amiens, Arras) et 4 objets de travail :

Education à la Citoyenneté et à la Solidarité Internationale (ECSI),
Mobilité et Engagement International des Jeunes (MEIJ),
Coopération Internationale et Développement (CID),
Etudes, Publications et Observatoire (EPO).

Le budget de Lianes coopération est d’environ 600 000€ annuels, en augmentation constante depuis 5 ans. Ses ressources viennent principalement de subventions publiques (Ministère de l’Europe et des Affaires Etrangères, Région Hauts-de-France, AFD, FONJEP, collectivités territoriales, …), de cotisations de ses membres et de prestation de services. Ces sources de financement induisent une forte redevabilité et de mise en conformité vis-à-vis de nos bailleurs tant au niveau opérationnel qu’administratif et financier, dès lors la gestion administrative et financière de la structure est un enjeu stratégique sur lequel Lianes coopération souhaite se renforcer.

C’est dans ce contexte, ainsi que celui d’un changement de direction, que Lianes coopération a décidé de la création d’un poste de Responsable Administratif et Financier.

Description de la mission

Le ou la RAF travaille en collaboration étroite avec le directeur. Ils forment ensemble un binôme complémentaire assurant des fonctions clés dans la conduite des activités du réseau et dans son développement, ils se réunissent de manière très régulière pour définir ensemble les contours de leur action.

Il ou elle a également un lien fonctionnel très fort avec la secrétaire comptable sur laquelle il s’appuie et dont il encadre le travail. Ensemble ils forment un duo dans l’ensemble des activités liées au poste. La répartition des rôles et des fonctions entre ces 2 postes pourra faire l’objet d’ajustements à l’arrivée du ou de la RAF.

Enjeux du poste : « Permettre le fonctionnement quotidien de Lianes coopération au niveau administratif et financier, construire les outils et les processus partagés pour renforcer l’action au service des acteurs régionaux et donner les moyens au réseau d’anticiper ses évolutions. »

Les activités attendues sont : Construction et suivi de budgets, rendez-vous avec les partenaires et prestataires, participation à des réunions, élaboration et révision de conventions, pilotage financier, participation à la préparation des instances, élaboration d’outils de travail et de processus internes.

Programmes et projets rattachés à la mission

1/ Pilotage de l’exercice comptable

En relation directe avec les administrateurs, l’équipe, la secrétaire comptable, l’expert-comptable et la commissaire aux comptes, le ou la RAF pilote le processus de suivi de l’exercice comptable tout au long de l’année civile. Il s’appuie pour cela sur les outils comptables et financiers développés par l’association.

Analyse du réalisé de l’année n-1
Organisation du plan comptable analytique,
Consolidation, élaboration et adoption du budget du réseau,
Pilotage et préparation de points d’avancements budgétaires nécessaires au suivi du budget,
Identifier les alertes relatives à l’exécution du budget général de Lianes coopération,
Encadrement de la comptabilité en lien avec la secrétaire comptable : suivi des saisies, rapprochements bancaires, suivi des dépenses et recettes, maintien de la continuité de la comptabilité,
Préparation de la clôture des comptes en étroite collaboration avec l’expert-comptable, suivi de l’avancement des actions et financements,
Présentation des éléments budgétaires et comptables au Bureau et au conseil d’administration, et lors de l’Assemblée Générale

2/ Appui à l’équipe dans la mise en œuvre des projets

L’équipe met directement en œuvre un large éventail d’activités contribuant aux missions de Lianes coopération. Le ou la RAF appuie l’équipe sur la dimension administrative et financière de ces projets et programmes.

Superviser et coordonner les outils de gestion administrative et financière à l’échelle des projets,
Appui à l’élaboration des budgets-projets,
Suivi des engagements contractuels et de l’exécution budgétaire des projets,
Analyse et suivi des conventions de financement et conventions de partenariats,
Construction des processus administratifs et financiers relatifs aux différents projets, notamment dans le cas de subdélégations à des partenaires tiers,
Préparation des éventuels audits ou contrôles financiers et réponses aux questions des auditeurs,
Préparation des comptes-rendus financiers en lien direct avec les chargés de missions,
Soutien aux chargés de mission sur les plans administratifs et financiers.

3/ Elaborations et suivi des processus administratifs et financiers

Le ou la RAF élabore des circuits de dépenses, de recettes, de suivi administratif réalistes, efficaces et accessibles. Il ou elle assure la conformité avec les normes comptables et les exigences des bailleurs de Lianes coopération tout en assurant une facilité d’exécution pratique pour les chargés de mission. Il ou elle suit les contrats avec les prestataires réguliers de Lianes coopération (Agence de voyage, locations, …)

Force de proposition dans l’amélioration des processus internes, des outils de suivi, de la gestion des prestataires en lien avec la direction et l’équipe,
Administration de la vie du réseau : suivi et mise en conformité des obligations juridiques et administratives, préparation des temps statutaires et des réunions d’équipes,
Gestion des services généraux : achats, facturation, parc informatique, …
Prendre connaissance des obligations comptables, administratives et financières de Lianes coopération, s’assurer de la conformité des pratiques avec les exigences du secteur,
Elaborer et/ou suivre la mise en œuvre des outils et processus permettant de faciliter la vie de l’équipe pour ses actions régulières : paiements des factures, émission de factures, prise de billets d’avion, ordres de missions, feuilles de temps, …
Développer et suivre des contrats professionnels répondant aux besoins de l’équipe : déplacements, outils informatiques, gestion administrative, matériel, …
Suppléer et/ou travailler en complémentarité avec la direction sur le suivi des activités quotidiennes (Validations de congés, de dépenses, …)
Suivi administratif des levées de fonds : Cotisations, suivi des engagements financiers des bailleurs, demande des nouvelles subventions.

4/ Gestion des ressources humaines

Le ou la RAF travaille en lien avec la secrétaire comptable, la direction et le service de paie au suivi des aspects administratifs et financiers relatifs aux ressources humaines. Il ou elle supplée également la direction pour la gestion des congés,

Assurer le contrôle par la secrétaire comptable des éléments de paie et leur transmission au gestionnaire de paie,
Assurer le suivi des obligations sociales et des évolutions de la convention collective,
Préparer les arrivées et les sorties en lien avec la direction et la secrétaire comptable,
Gestion administrative des formations de l’équipe,
Anticipation et planification des évolutions salariales, participation à l’élaboration de la politique RH.

Profil recherché

De formation supérieure BAC+5 en gestion, finance ou comptabilité,

Vous êtes intéressé.e par les questions de solidarité internationale et d'animation territoriale, vous avez une réelle motivation pour l’objet de l’association,
Vous justifiez d’une expérience de 3 ans minimum sur les principales activités qui caractérisent le poste,
Vous possédez un excellent relationnel pour agir avec la direction, la secrétaire comptable, l’équipe salariée, les membres du réseau et les partenaires extérieurs,
Vous avez une parfaite maitrise des procédures comptables et de gestion, une expérience des procédures des bailleurs (Notamment AFD) serait un plus,
Vous êtes à l’aise avec l’informatique et n’avez pas peur de vous former sur de nouveaux outils : Lianes coopération utilise : CEGID, Suite CRM, Power BI, Power Automate, Office 365, …
Vous avez le sens de l’organisation, de la rigueur, de la coordination. Vous êtes capable d’initiative, de discrétion, de vigilance,
Vous êtes capable de travailler en anglais.

Serait un plus pour le candidat ou la candidate :

Une expérience confirmée dans le milieu associatif ou de travail au sein d’une collectivité territoriale,
Une expérience de gestion de projet international ou d’expatriation,
Une connaissance des acteurs et actrices de la solidarité internationale, notamment en région Hauts-de-France